Tahapan Alur Shipment Impor
Proses mengimpor barang tidak hanya terdiri dari pengiriman produk dari negara asal ke Indonesia. Di balik proses tersebut terdapat berbagai tahapan, mulai dari kesepakatan antara pembeli dan pemasok, pemeriksaan regulasi barang, pemesanan transportasi, pengurusan dokumen, hingga penyelesaian kewajiban kepabeanan.
Secara umum, impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam daerah pabean Indonesia. Untuk barang yang akan digunakan, dimiliki, atau dikuasai oleh pihak yang berdomisili di Indonesia, proses pengeluarannya termasuk dalam skema impor untuk dipakai. Pelaksanaannya antara lain mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.04/2022 dan Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor PER-02/BC/2023.
Memahami alur shipment pengiriman impor membantu importir mengantisipasi kebutuhan dokumen, biaya, serta potensi kendala selama pengiriman. Berikut tahapan yang umumnya dilalui dalam proses shipment barang impor ke Indonesia.
1. Menentukan Barang dan Memeriksa Ketentuan Impor
Tahap pertama adalah menentukan barang yang akan diimpor dan mengidentifikasi kode Harmonized System atau HS Code. Kode ini digunakan untuk mengklasifikasikan barang dalam perdagangan internasional serta menjadi dasar pemeriksaan tarif, ketentuan larangan dan pembatasan, dan persyaratan teknis lainnya.
Importir perlu memastikan apakah barang boleh diimpor secara bebas atau termasuk dalam kategori barang yang terkena ketentuan larangan dan pembatasan atau lartas. Persyaratannya dapat berupa Persetujuan Impor, laporan surveyor, sertifikat kesehatan, izin edar, dokumen karantina, atau rekomendasi dari instansi teknis, tergantung pada jenis barang.
Informasi mengenai tarif, negara asal, dan ketentuan non-tarif dapat diperiksa melalui fasilitas informasi ekspor-impor milik Kementerian Perdagangan Republik Indonesia. Sementara itu, Indonesia National Single Window mengintegrasikan penanganan dokumen kepabeanan, perizinan, kekarantinaan, serta dokumen pelabuhan dan bandara yang berkaitan dengan kegiatan impor.
2. Memastikan Legalitas Importir
Sebelum menjalankan kegiatan impor komersial, pelaku usaha perlu memastikan legalitas dan akses kepabeanannya telah sesuai. Salah satu identitas penting bagi pelaku usaha adalah Nomor Induk Berusaha atau NIB.
Dalam panduan Single Submission atau SSM Impor, pengguna aplikasi dijelaskan sebagai pelaku usaha yang memiliki NIB. Kantor Direktorat Jenderal Bea dan Cukai di Juanda juga menjelaskan bahwa sistem pelayanan impor kargo mengakomodasi importir yang memiliki NIB dan sudah mempunyai akses kepabeanan.
Importir juga harus memastikan kegiatan usahanya sesuai dengan barang yang akan diimpor. Jika terdapat perizinan tambahan dari kementerian atau lembaga teknis, izin tersebut sebaiknya diselesaikan sebelum barang diberangkatkan untuk menghindari penahanan barang ketika tiba di Indonesia.
3. Menyepakati Transaksi dengan Pemasok
Setelah persyaratan barang diperiksa, importir dapat melakukan negosiasi dengan pemasok atau supplier. Kesepakatan biasanya mencakup spesifikasi produk, jumlah barang, harga, metode pembayaran, waktu produksi, jadwal keberangkatan, serta tanggung jawab masing-masing pihak.
Pada tahap ini, pembeli dan pemasok juga perlu menyepakati Incoterms yang digunakan. Beberapa istilah yang umum digunakan antara lain EXW, FOB, CFR, CIF, dan DDP. Incoterms menentukan pembagian biaya dan risiko antara penjual dan pembeli selama proses pengiriman.
Kesepakatan tersebut biasanya dituangkan dalam purchase order, kontrak pembelian, atau proforma invoice. Dokumen transaksi harus memuat informasi barang secara jelas agar data yang digunakan selama pemesanan transportasi dan pengurusan kepabeanan tetap konsisten.
4. Pemasok Menyiapkan Barang dan Dokumen
Setelah pesanan disepakati, supplier akan menyiapkan barang sesuai spesifikasi dan jumlah yang tercantum dalam dokumen pembelian. Barang kemudian dikemas berdasarkan karakteristik produk dan moda transportasi yang digunakan.
Supplier juga perlu menyiapkan dokumen komersial, terutama commercial invoice dan packing list. Commercial invoice memuat informasi transaksi, seperti nama penjual dan pembeli, uraian barang, jumlah, harga, mata uang, serta nilai transaksi. Sementara itu, packing list menjelaskan jumlah kemasan, berat, dimensi, dan rincian isi setiap kemasan.
Menurut Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, dokumen pelengkap untuk Pemberitahuan Impor Barang dapat mencakup invoice, packing list, bill of lading atau airway bill, dokumen identifikasi barang, dokumen pemenuhan persyaratan impor, dan dokumen lain yang diwajibkan.
5. Memesan Pengangkutan
Tahap berikutnya adalah melakukan pemesanan ruang pengangkutan kepada perusahaan pelayaran, maskapai kargo, atau melalui freight forwarder. Pemilihan moda transportasi perlu disesuaikan dengan volume, ukuran, karakteristik barang, biaya, dan target waktu pengiriman.
Pengiriman laut biasanya digunakan untuk barang berukuran besar atau dalam jumlah banyak. Sistemnya dapat berupa Full Container Load atau FCL ketika satu kontainer digunakan oleh satu pengirim, maupun Less than Container Load atau LCL ketika muatan digabungkan dengan barang dari pengirim lain.
Sementara itu, pengiriman udara biasanya dipilih untuk barang bernilai tinggi, berukuran relatif kecil, atau membutuhkan waktu pengiriman lebih cepat. Setelah pemesanan dikonfirmasi, pihak pengangkut akan memberikan jadwal keberangkatan dan detail shipment kepada eksportir maupun importir.
6. Barang Dikirim dari Negara Asal
Barang yang sudah siap akan dibawa menuju pelabuhan atau bandara keberangkatan. Sebelum diberangkatkan, eksportir perlu menyelesaikan prosedur ekspor yang berlaku di negara asal.
Setelah barang dimuat ke kapal, perusahaan pelayaran akan menerbitkan Bill of Lading. Untuk pengiriman udara, maskapai atau agen kargo akan menerbitkan Airway Bill. Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen kontrak pengangkutan dan memuat informasi penting mengenai pengirim, penerima, barang, serta perjalanan shipment.
Keakuratan informasi dalam Bill of Lading atau Airway Bill perlu diperiksa. Kesalahan nama perusahaan, jumlah kemasan, berat, atau uraian barang dapat memperlambat proses administrasi setelah shipment tiba di Indonesia. Dokumen kontrak pengangkutan tersebut juga menjadi bagian dari dokumen yang digunakan dalam penyusunan Pemberitahuan Impor Barang.
7. Persiapan Kepabeanan Sebelum Barang Tiba
Importir tidak harus menunggu barang tiba untuk mulai menyiapkan proses kepabeanan. Selama barang berada dalam perjalanan, importir atau Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan dapat memeriksa kelengkapan dokumen dan menyiapkan data pemberitahuan impor.
Dokumen yang umumnya perlu disiapkan meliputi:
- Commercial invoice
- Packing list
- Bill of Lading atau Airway Bill
- Polis atau sertifikat asuransi apabila ada
- Dokumen perizinan impor
- Dokumen identifikasi atau spesifikasi barang
- Surat Keterangan Asal apabila menggunakan tarif preferensi
- Dokumen pendukung lain sesuai jenis barang
Sistem Indonesia National Single Window memungkinkan integrasi informasi kepabeanan dengan perizinan, kekarantinaan, kepelabuhanan, kebandarudaraan, dan sistem lain yang berkaitan dengan ekspor-impor. Integrasi tersebut ditujukan agar data dapat disampaikan dan diproses secara elektronik melalui sistem nasional.
8. Barang Tiba dan Dibongkar di Indonesia
Ketika kapal atau pesawat tiba, barang akan dibongkar di pelabuhan atau bandara tujuan. Setelah dibongkar, barang ditempatkan di kawasan pabean atau Tempat Penimbunan Sementara sambil menunggu penyelesaian proses kepabeanan.
Pada tahap ini, importir perlu memperhatikan waktu penyimpanan. Semakin lama barang tertahan di terminal, semakin besar potensi munculnya biaya penumpukan, penyimpanan, demurrage, atau detention, tergantung jenis pengiriman dan kebijakan penyedia layanan.
Impor untuk dipakai dapat dilakukan dari kawasan pabean, tempat lain yang diperlakukan sama dengan Tempat Penimbunan Sementara, serta Tempat Penimbunan Pabean atau lokasi lain yang menjalankan fungsi serupa.
9. Pengajuan Pemberitahuan Impor Barang
Untuk mengeluarkan barang impor untuk dipakai, importir perlu mengajukan Pemberitahuan Impor Barang atau PIB. PIB dibuat berdasarkan dokumen pelengkap pabean yang sudah disiapkan.
Importir menerapkan prinsip self-assessment, yaitu memberitahukan data impor serta menghitung sendiri bea masuk, cukai, dan Pajak Dalam Rangka Impor yang terutang. Karena itu, klasifikasi HS Code, nilai pabean, tarif, negara asal, dan fasilitas yang digunakan harus diisi secara tepat.
Jika menggunakan jasa PPJK, importir tetap perlu memberikan data dan dokumen yang benar. Kesalahan dalam dokumen dapat menyebabkan permintaan perbaikan, pemeriksaan tambahan, perubahan jumlah pungutan, atau keterlambatan pengeluaran barang.
10. Pembayaran Bea Masuk dan Pajak Impor
Setelah PIB diajukan, importir akan memperoleh kode pembayaran untuk menyelesaikan pungutan impor. Komponen yang dapat muncul antara lain bea masuk, cukai untuk barang tertentu, dan Pajak Dalam Rangka Impor.
Besarnya pungutan tidak selalu sama untuk seluruh barang. Perhitungannya bergantung pada klasifikasi HS Code, nilai pabean, tarif bea masuk, fasilitas perdagangan, serta ketentuan pajak yang berlaku.
Apabila barang memenuhi ketentuan asal berdasarkan perjanjian perdagangan, importir mungkin dapat menggunakan tarif preferensi. Namun, importir harus melengkapi dokumen asal barang dan memenuhi ketentuan yang ditetapkan dalam perjanjian terkait. Fasilitas informasi milik Kementerian Perdagangan Republik Indonesia menyediakan informasi tarif preferensi berdasarkan negara asal dan skema perjanjian perdagangan.
11. Penetapan Jalur Pemeriksaan
Setelah data dan pembayaran diproses, sistem kepabeanan menetapkan jalur pengeluaran berdasarkan manajemen risiko. Jalur tersebut dapat memengaruhi tahapan pemeriksaan sebelum barang dikeluarkan.
Pada jalur hijau, barang pada prinsipnya tidak melalui penelitian dokumen dan pemeriksaan fisik sebelum penerbitan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang. Sementara itu, jalur merah melibatkan penelitian dokumen dan pemeriksaan fisik sebelum barang memperoleh persetujuan pengeluaran.
Penetapan jalur tidak hanya bergantung pada jenis barang. Sistem manajemen risiko juga dapat mempertimbangkan profil importir, kelengkapan informasi, riwayat kepatuhan, serta faktor lain yang digunakan oleh otoritas kepabeanan.
12. Penerbitan SPPB dan Pengeluaran Barang
Apabila seluruh kewajiban telah dipenuhi dan proses pemeriksaan selesai, Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dapat menerbitkan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang atau SPPB. Dokumen ini menjadi dasar untuk mengeluarkan barang dari kawasan pabean atau Tempat Penimbunan Sementara.
Importir kemudian perlu menyelesaikan proses dengan operator terminal, gudang, perusahaan pelayaran, maskapai, dan penyedia transportasi darat. Proses tersebut dapat mencakup pembayaran biaya lokal, penerbitan delivery order, pengambilan kontainer, dan pengaturan kendaraan penjemput.
Pada impor untuk dipakai, SPPB diterbitkan setelah persyaratan pengeluaran dipenuhi sesuai hasil pelayanan dan pengawasan kepabeanan. Proses jalur hijau maupun jalur merah memiliki tahapan pemeriksaan berbeda sebelum persetujuan pengeluaran diberikan.
13. Pengiriman ke Gudang Importir
Setelah memperoleh persetujuan pengeluaran, barang dapat diangkut dari pelabuhan atau bandara menuju gudang importir. Tahap ini disebut sebagai pengiriman akhir atau final delivery.
Setibanya di gudang, tim penerima perlu memeriksa jumlah kemasan, kondisi segel, kondisi fisik barang, dan kesesuaian produk dengan packing list maupun purchase order. Apabila ditemukan kekurangan atau kerusakan, importir perlu mendokumentasikannya untuk mengajukan klaim kepada supplier, pengangkut, atau perusahaan asuransi sesuai dengan pembagian tanggung jawab yang disepakati.
Setelah pemeriksaan selesai, barang dapat dicatat sebagai persediaan, digunakan untuk proses produksi, atau didistribusikan sesuai tujuan impornya.
Ringkasan Alur Shipment Pengiriman Impor
Secara sederhana, alur pengiriman barang impor dapat dirangkum sebagai berikut:
Pemeriksaan regulasi barang → Legalitas importir → Negosiasi dengan supplier → Persiapan barang dan dokumen → Booking shipment → Keberangkatan dari negara asal → Persiapan customs clearance → Barang tiba di Indonesia → Pengajuan PIB → Pembayaran pungutan impor → Penetapan jalur → Penerbitan SPPB → Pengiriman ke gudang
Meskipun terlihat berurutan, beberapa tahapan dapat berjalan secara bersamaan. Sebagai contoh, importir dapat menyiapkan dokumen kepabeanan ketika barang masih berada dalam perjalanan agar proses pengeluaran dapat dilakukan lebih cepat setelah barang tiba.
Tips agar Shipment Impor Berjalan Lancar
Beberapa langkah berikut dapat membantu meminimalkan keterlambatan:
- Pastikan HS Code dan ketentuan lartas diperiksa sebelum barang dipesan.
- Selaraskan informasi pada invoice, packing list, dan dokumen pengangkutan.
- Selesaikan perizinan sebelum barang diberangkatkan.
- Pantau jadwal keberangkatan dan estimasi kedatangan secara berkala.
- Siapkan dana untuk bea masuk, pajak, biaya terminal, serta biaya pengiriman lokal.
- Hindari kesalahan uraian, jumlah, nilai, atau negara asal barang dalam PIB.
- Gunakan freight forwarder atau PPJK yang memahami karakteristik barang.
- Segera atur pengambilan barang setelah SPPB terbit untuk menghindari biaya tambahan.
Kelengkapan dokumen menjadi elemen penting karena PIB disusun berdasarkan dokumen pelengkap pabean. Selain itu, pengeluaran barang impor menerapkan pemeriksaan berbasis risiko sehingga ketepatan data dan kepatuhan importir dapat memengaruhi kelancaran penyelesaian proses kepabeanan.
Kesimpulan
Alur shipment pengiriman impor dimulai jauh sebelum barang diberangkatkan dari negara asal. Importir harus memeriksa legalitas barang, melengkapi izin, menyepakati transaksi dengan supplier, memesan transportasi, dan memastikan seluruh dokumen disusun dengan benar.
Setelah barang tiba, proses dilanjutkan dengan pengajuan PIB, pembayaran kewajiban impor, penetapan jalur pemeriksaan, dan penerbitan SPPB. Barang baru dapat dikeluarkan dari kawasan pabean dan dikirim ke gudang setelah seluruh kewajiban tersebut dipenuhi.
Karena kebijakan impor dapat berbeda berdasarkan jenis barang dan dapat mengalami perubahan, importir sebaiknya selalu memeriksa regulasi terbaru melalui Indonesia National Single Window, Kementerian Perdagangan Republik Indonesia, serta Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sebelum menjalankan shipment.